Sugestões
Nome: Luiz Carlos Rodrigues - Assistente em Administração - Secretaria Administrativa do Gabinete da Reitoria
Sugestão:
Ao invés do procedimento ser realizado via ofício físico e e-mail, acredito que seria mais eficiente realizar o procedimento com o auxílio do Sistema Eletrônico de Informações. Para isso, é necessário:
- Criar tipo de processo no SEI para transferência de bens móveis permanentes.
- Criar uma base de conhecimento no SEI para orientar as servidoras e servidores na abertura e no andamento do processo.
- Realizar a transferência via processo administrativo no Sistema Eletrônico de Informações (SEI).
- Todas as tramitações e comunicações necessárias, como as citadas nos pontos 7.2, 7.4 e 7.5 e qualquer outra ocasionalmente necessária será registrada no processo.
É preciso ressaltar a importância de realizar o procedimento desta forma:
1) Economia de materiais e sustentabilidade ambiental: impressões para trâmites físicos se tornarão desnecessárias.
2) Economia de tempo e recursos como combustível: transporte de documentos físicos serão economizados.
3) Eficiência: aumento da celeridade para realizar tramitações e possíveis correções.
4) Publicidade: o registro das ações ficam registradas e transparentes de maneira fácil e simples para quem tiver interesse.
5) Conformidade com o sistema de regime de trabalho remoto: as assinaturas necessárias podem ser realizadas remotamente, sem a necessidade do assinante estar presente no mesmo lugar do documento. Isso é extremamente importante em vista do regime remoto de trabalho que grande parte do corpo de servidores justificadamente se encontra.
Importa dizer que a sugestão de realizar o procedimento de transferência de bens móveis permanentes via processo administrativo só deve ser levada em consideração se puder ser feita pelo SEI. Se for para ser realizada pelo Sistema de Acompanhamento de Processos onde há a tramitação física de processo, retiro minha sugestão.
Resposta:
Em atenção à sugestão do Sr. Luiz Rodrigues, seguem nossas propostas de alteração da norma:
Alteração no Item 7.2:
7.2. A transferência só será realizada com a anuência da Direção das Unidades (Diretor(a)/Responsável Máximo pela Instância Universitária, Diretor (a) Administrativo ou Setor/Agente de Patrimônio), mediante comunicação por ofício (conforme Anexo I), da unidade requerente para a cedente, detalhando os bens a serem transferidos, indicando o número de patrimônio, descrição, subelemento, valor, localização dos bens e também nome e SIAPE do novo servidor responsável. O ofício devidamente assinado pelas unidades será encaminhado à Divisão de Gestão Patrimonial através do e-mail O endereço de e-mail address está sendo protegido de spambots. Você precisa ativar o JavaScript enabled para vê-lo.. De igual modo, a solicitação de transferência poderá ser realizada por meio de Processo SEI, constituído exclusivamente para esse fim.
Alteração no Item 7.4:
7.4. Após a transferência, além de dar saída dos bens no inventário da Unidade cedente, a Divisão de Gestão Patrimonial providenciará a realocação dos bens para a Unidade requerente, informando a transferência destes no Sistema de Patrimônio e no SIAFI, e encaminhará por e-mail ou por meio do Processo SEI, a depender da forma de solicitação, os novos termos de responsabilidade definitivos a serem assinados pelo novo responsável do bem móvel.
Alteração no Item 7.5:
7.5. O agente de patrimônio da unidade requerente enviará à DGP através do e-mail O endereço de e-mail address está sendo protegido de spambots. Você precisa ativar o JavaScript enabled para vê-lo. o novo termo de responsabilidade definitivo assinado, o autuará no Processo SEI (quando for o caso) e providenciará atualização de seus controles internos.
